Wenn du dich dazu entschließt, Gäste in deinen Podcast einzuladen, ist das großartig! Du kannst deinen Hörern so noch mehr Mehrwert liefern und die Reichweite deines Podcasts erhöhen. Manchmal kann sich das Gästemanagement jedoch wie ein eigenes großes Projekt anfühlen. Es gibt einige Möglichkeiten, das Gästemanagement für dich selbst und aber auch für deine Gäste zu vereinfachen. In diesem Beitrag verrate ich dir Tipps und Tricks, wie du dir und deinen Gästen das Leben vereinfachen kannst.

Warum Podcast Gästemanagement wichtig ist

Ein wichtiger Aspekt eines erfolgreichen Podcasts sind seine Gäste. Mit interessanten und passenden Gästen haben deine Hörer ein noch besseres Hörerlebnis und noch mehr Freude an deinem Podcast. Das Finden und Koordinieren von Gästen kann allerdings eine Menge Arbeit sein. Hier kommt das Podcast-Gästemanagement ins Spiel.

Managementtools erleichtern dir das Finden und in Kontakt treten mit potenziellen Gästen sowie das Verwalten der zugehörigen Informationen. Sie helfen dir auch dabei, den Überblick darüber zu behalten, wer wann in deinem Podcast war.

Es wird nicht nur dein Leben einfacher machen, sondern auch deinen Podcast professioneller und ansprechender machen.

Ein Fragebogen für deine Gäste

Erstelle dir einen Fragebogen, welcher für alle Gäste gleich ist und du im ersten Schritt von jedem Gast die gleichen Informationen einholst. Erstellst du diesen Fragebogen bspw. mit Google Formulare, hast du alle Formulare an einem zentralen Ort und brauchst deinen Gästen nur den Link zu senden.

Bekommst du häufig Gästeanfragen für deinen Podcast über deine Website, kannst du direkt dort das Formular verlinken. So vermeidest du die Anfragen einfach per Mail zu bekommen.

Automatisiere deine E-Mails und die Informationsbeschaffung

Der nächste Schritt für dein reibungsloses Gästemanagement sind feste Prozesse für die Kommunikation.

Sobald ein Gast deine Einladung annimmt oder du dessen Anfragen annimmst, musst du weitere Informationen, die für die einzelne Podcast Episode relevant sind, einholen. Dazu eignet sich eine E-Mail mit einem weiteren Formular.

Erstelle dir am besten einige E-Mail Vorlagen, die du für jeden Gast verwenden kannst:

• zeitliche Planung für das Interview
• Pre-Interview Details
• Post-Interview Details
• Audiogramm und Grafiken für das Marketing
• wenn die Episode veröffentlicht wurde

Denk an Dankesgeschenke oder -notizen

Möchtest du deinem Gast, um deinen Dank ihm gegenüber auszudrücken, ein kleines Geschenk oder eine nette Nachricht zukommen lassen? Dann nehme auch diesen Schritt ein dein Managementtool auf.

Speichere dir die Links zu den Onlineshops direkt im Tool ab. Oder verknüpfe dort eine Liste mit deinen Merchandiseprodukten, aus denen du auswählen kannst.

Planung der Interviews

Wenn es um die Planung des eigentlichen Interviews geht, gibt es mehrere Möglichkeiten, auch diesen Prozess zu automatisieren. Du möchtest sicherstellen, dass der Gast einfach buchen kann, dass der Link automatisch generiert wird und dass er per E-Mail eine Erinnerung erhält. Nutze daher am besten ein Kalender-Buchungstool wie Calendly oder YouCanBookMe. Außerdem vermeidest du so ein ewiges hin und her was die Terminfindung angeht.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass ein gut organisiertes Podcast Gästemanagement den Prozess sowohl für dich als auch für deine Gäste vereinfachen kann. Nehme dir einmal die Zeit, den Prozess zu beschreiben und in ein Projektmanagementtool deiner Wahl zu integrieren. So stellst du sicher, dass alle Beteiligten alle relevanten Informationen haben und ihr euch voll und ganz auf die Aufnahme der Episode konzentrieren könnt. Natürlich hinterlässt du auch einen super Eindruck bei deinen Gästen, wenn sie merken, dass du gut organisiert bist.

Ich hoffe, dass diese Tipps dir helfen, deine Gäste besser zu betreuen und dir viel Zeit sparen, wenn es darum geht, sie zu managen. Wenn du Hilfe bei deinem Podcast brauchst, schau dir meine Dienstleistungsseite an, um mehr zu erfahren. Lass uns direkt loslegen!